С 2019 года при работе с электронными счетами-фактурами (ЭСФ) необходимо руководствоваться .
В разделе отражаются данные, необходимые для идентификации документа, данные о дате выписки и виде электронного счета-фактуры.
Строки с указанием регистрационного номера и даты выпиcки ЭСФ заполняются автоматически информационной системой электронных счетов-фактур (ИС ЭСФ) и не могут быть отредактированы вручную.
Остальные строки заполняются самостоятельно ответственным лицом, которое производит выписку ЭСФ.
Если выписывается дополнительный или исправленный документ, в разделе отражаются сведения о виде ЭСФ, а также данные об исходном документе, к которому выписывается текущий.
Строка «Дата выписки на бумажном носителе» заполняется в следующих случаях:
В разделе указываются сведения о поставщике товаров, работ и услуг, которые позволяют идентифицировать его среди других налогоплательщиков (наименование, БИН/ИИН, адрес местонахождения, сведения о свидетельстве плательщика по НДС и другие). Если выписка ЭСФ производится структурным подразделением, в строке 6.0 может быть указан БИН структурного подразделения юридического лица.
Дополнительно в разделе указываются сведения о категории поставщика, которые оказывают влияние на заполнение ЭСФ. В документе можно указать, что поставщик является комитентом, комиссионером, экспедитором, лизингодателем, участником соглашения о разделе продукции, участником договора о совместной деятельности с указанием доли участия каждого, оказывает услуги по международной перевозке, является доверителем и т.д.
Если установлена отметка о том, что поставщик является участником соглашения о разделе продукции или участником договора о совместной деятельности, то дополнительно указывается количество участников. В зависимости от количества указанных участников, увеличивается количество В «Реквизиты поставщика» , В1 «Банковские реквизиты поставщика» и , сведения в которых указываются по каждому участнику.
При указании сведений о том, что поставщик является участником соглашения о разделе продукции, экспортером или международным перевозчиком, разрешена выписка ЭСФ в иностранной валюте, если это не противоречит .
Также в разделе содержится специализированная строка «Дополнительные сведения» , в которой можно указать дополнительную информацию, необходимую сторонам сделки. Строки для указания дополнительных сведений содержатся и в других разделах, состав отражаемых в них данных определяется поставщиком самостоятельно.
Банковские реквизиты поставщика вынесены в отдельный раздел, в котором указывается номер банковского счета, наименование банка в котором он открыт, БИК банка и другие данные.
Раздел подлежит обязательному заполнению в случае, если получателем товаров, работ или услуг по данной операции является государственное учреждение (в разделе С отмечена категория получателя – Е «Государственное учреждение» ). При реализации иным категориям получателей, раздел заполняется на усмотрение поставщика.
В разделе С указываются сведения о получателе товаров, работ и услуг: ИИН/БИН получателя, его наименование, адрес местонахождения и другие данные. Если получателем ТРУ является структурное подразделение юридического лица, то в ЭСФ указывается БИН структурного подразделения.
Также в разделе указываются сведения о коде страны получателя в соответствии с классификатором стран мира, утвержденным Решение Комиссии таможенного союза от 20 сентября 2010 года № 378 . Данная строка заполняется при реализации на экспорт, либо при перемещении товаров за пределы РК одним юридическим лицом. В остальных случаях строка автоматически заполняется значением «KZ» .
В разделе предусмотрено указание категории, к которой относится получатель. Выделены следующие категории: комитент, комиссионер, лизингополучатель, участник договора о совместной деятельности, государственное учреждение, участник СРП, доверитель, нерезидент, физическое лицо (с предоставлением чека ККМ, при расчете электронными деньгами, при реализации товара физ лицу, который также зарегистрирован в качестве ИП, работнику в счет заработной платы) и т.д.
В случае если получатель не относится ни к одной из данных категорий, строка не заполняется.
Если отмечено что получатель является нерезидентом (установлен признак в графе F ), строка с указанием ИИН/БИН не заполняется.
Если покупатель является участником договора о совместной деятельности или участником соглашения о разделе продукции, при отметке соответствующего значения становится доступной строка для указания количества участников. Для данных категорий увеличивается количество разделов С «Реквизиты получателя» и Н «Данные по товарам, работам, услугам участников совместной деятельности» для указания сведений по каждому участнику.
Данный раздел заполняется только в случае, если получателем товаров, работ или услуг по данной операции является государственное учреждение (в разделе С в строке 20 отмечена ячейка Е Государственное учреждение ).
В разделе отражаются сведения о назначении платежа, БИК коде центрального уполномоченного органа по исполнению бюджета и иные сведения.
Раздел предназначен для указания данных о грузоотправителе и грузополучателе товаров. В разделе отдельно указываются необходимые данные грузоотправителя: ИИН/БИН, наименование, адрес, с которого произведена отправка товаров. А также отдельно указываются данные о получателе товаров: наименование, ИИН/БИН, адрес по которому доставлен реализуемый товар.
Если товар реализуется за пределы РК (на экспорт), а также передается в пределах одного юридического лица за пределы РК, то дополнительно заполняется строка «Код страны» . В строке указывается буквенный код страны, в которую реализован (перемещен) товар в соответствии с классификатором стран мира, утвержденным . В иных случаях строка автоматически заполняется значением «KZ» .
Данная строка является обязательной для заполнения. Остальные строки раздела заполняются на усмотрение поставщика.
В данном разделе указываются сведения о наличие, либо отсутствие заключенного договора на поставку товаров, работ, услуг, условиях оплаты, сведения о поставке по доверенности и другие.
Способ отправления товара указывается в виде цифрового обозначения в соответствии с классификатором видов транспорта и транспортировки товаров. Данный классификатор утвержден Решением Комиссии таможенного союза от 20 сентября 2010 года № 378.
В случае вывоза товаров с территории РК, в разделе заполняются сведения о пункте назначения товаров – административно-территориальной единице, на территорию которой осуществляется поставка товаров.
Сведения об условиях поставки заполняются в соответствии с классификатором условий поставки, утвержденным Решением Комиссии таможенного союза от 20 сентября 2010 года № 378 . Условия поставки обозначаются 3 заглавными буквами латинского алфавита.
В случае международных операций, условия поставки заполняются в соответствии с обычаями делового оборота (Инкотермс).
В данном разделе строка «Способ отправления» является обязательной для заполнения. Остальные строки заполняются на усмотрение поставщика.
В разделе указываются сведения о документе, подтверждающем поставку товаров, работ и услуг: его номер и дата.
В разделе отражаются все сведения о реализуемых товарах, работах, услугах: их наименование, единица измерения, реализуемое количество, цена, сведения о ставке и сумме акцизов, сведения по НДС и другие.
При оформлении , в разделе указывается код валюты и ее курс. Код валюты заполняется в соответствии с классификатором валют, утвержденным Решением Комиссии таможенного союза от 20 сентября 2010 года № 378 . По умолчанию строка заполняется кодом валюты-тенге и неактивна для редактирования. Изменить валюту документа можно в случае, если у поставщика установлена отметка в категориях «Участник СРП или сделки, заключенной в рамках СРП», «Экспортер» или «Международный перевозчик» , либо если у покупателя установлена отметка в категории «Участник СРП или сделки, заключенной в рамках СРП» .
В разделе в обязательном порядке указываются сведения о происхождении реализуемого товара. Графа для указания признака происхождения товаров, работ, услуг, заполняется цифровым значением по следующим правилам:
1 – при реализации товаров, включенных в , а также товаров, код ТН ВЭД ЕАЭС и наименование которых включены в Перечень изъятий, которые ранее были ввезены на территорию РК из ЕАЭС;Сведения о наименовании реализуемых товаров, работ, услуг, отражаются в специальных графах.
В случае если оформляется реализация товаров, произведенных на территории РК, реализация работ или услуг, наименование заполняется в графе «Наименование товаров, работ, услуг» . В графе указывается наименование, используемое в учетных системах поставщика.
Если оформляется реализация товаров, ввезенных на территорию РК (признак происхождения = 1 или 2 ), наименование заполняется также в графе «Наименование товаров в соответствии с Декларацией на товары или Заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов» . Данные в графе заполняются исходя из наименования, отраженного в (графа 31), либо в Заявлении о ввозе товаров и уплате косвенных налогов (графа 2). По товарам, содержащимся в модуле «Виртуальный склад», данные в графе заполняются автоматически.
Для товаров, ввезенных на территорию РК (признак происхождения = 1 или 2 ), обязательно заполнение сведений по кодам «ТН ВЭД ЕАЭС». Коды ТН ВЭД ЕАЭС заполняются в соответствии с указанными кодами в (графа 33) или Заявлении о ввозе товаров и уплате косвенных налогов (графа 3). Также графа заполняется при реализации товара, произведенного на территории РК (признак происхождения 3 и 4 (при экспорте в ЕАЭС) ). По товарам, содержащимся в модуле «Виртуальный склад», данные в графе заполняются автоматически. В случае исключения кода ТН ВЭД ЕАЭС, в данной строке указывается код, действующий на дату выписки ЭСФ.
В графе «Единица измерения» указывается единица измерения реализуемых товаров, работ, услуг. Данная строка заполняется по товарам, для работ и услуг заполнение графы не является обязательным. По товарам, содержащимся в модуле «Виртуальный склад», данные в графе заполняются автоматически.
Графа «Ставка НДС» НДС по каждому товару (работе, услуги). Если ЭСФ выписывается на освобожденные обороты, либо налогоплательщик не состоит на учете по НДС, в графе указывается значение «Без НДС» . При отражении в ЭСФ данных по реализации за пределами РК, в графе необходимо указать значение - «Без НДС – не РК» .
Графа «№ Декларации на товары, заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов, СТ-1 или СТ-KZ» заполняется сведениями в зависимости от указанного признака происхождения товара.
1. Если указан признак 1 (товар, входящий в Перечень, ввезенный в РК из ЕАЭС или из третьих стран) графа заполняется:
2. Если указан признак 3 и товар реализуется на территорию ЕАЭС:По товарам, содержащимся в модуле «Виртуальный склад», данные в графе заполняются автоматически.
В графе «Номер товарной позиции из Декларации на товары или заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов» указывается порядковый номер товара, отраженный в Декларации на товары, либо в Заявлении о ввозе товаров. Строка обязательна для заполнения по товарам с признаком 1 и 2 (с 1 июля 2019 года) . По товарам, содержащимся в модуле «Виртуальный склад», данные в графе заполняются автоматически.
Полезно
Данный раздел становится доступным для заполнения, если в категориях поставщика установлена отметка о том, что он является участником договора о совместной деятельности или участником соглашения о разделе продукции.
Раздел заполняется по каждому участнику договора (соглашения) с учетом его доли участия.
Отражаемые в разделе данные аналогичны данным раздела G Данные по товарам, работам, услугам .
Данный раздел заполняется в случае, если выписка ЭСФ производится юридическим лицом, которое является поверенным поставщика (оператором) по договору поручения.
В разделе указываются основные реквизиты поверенного лица: его БИН, наименование, адрес местонахождения, сведения о документе, которым назначается поверенное лицо и т.д.
Данный раздел содержит сведения о поверенном лице покупателя и заполняется аналогично разделу I
.
В форме выделен специализированный раздел, предназначенный для отражения дополнительных сведений по операции, которые необходимы сторонам сделки. В разделе могут быть указаны произвольные данные.
В разделе отражаются сведения лица, которым произведена выписка и заверение электронного счета-фактуры: сведения об электронно-цифровой подписи и ФИО лица, которым произведена выписка документа.
Электронные счета-фактуры в 2019 году могут применяться наравне с бумажными, но для того, чтобы начать с ними работать, нужно выполнить ряд требований. Об особенностях применения этих электронных документов расскажет наша статья.
Не утонуть в наш стремительный век в огромном потоке информации и бумаг помогают технические средства и современные форматы документов. В связи с этим для работающих с НДС лиц все более актуальными становятся электронные счета-фактуры.
ВАЖНО! Возможность применения электронных счетов-фактур закреплена в п. 1 ст. 169 НК. Новый формат электронных счетов-фактур утвержден приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, а порядок их выставления — приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н.
Чтобы перейти на применение электронных счетов-фактур, необходимо:
Если все эти шаги выполнены, можно приступать к работе с электронными счетами-фактурами.
Получить или отправить электронные счета-фактуры (ЭСФ) можно только в том случае, если все 3 стороны (покупатель, продавец, оператор ЭДО) одновременно могут в этом участвовать, технические средства в порядке и есть доступ к интернету. Порядок работы с ЭСФ утвержден приказом Минфина № 174н.
При этом продавцу нужно сформировать, подписать и отправить ЭСФ, затем дождаться от покупателя извещения о его получении. Покупателю требуется после получения ЭСФ не только оформить это извещение, но и подтвердить оператору получение ЭСФ. У оператора особая функция: он обеспечивает доставку ЭСФ, организует проверку соответствия установленным форматам и фиксирует даты его отправки и получения.
ВАЖНО! ЭСФ оформляется только в одном (!) экземпляре, и подписать его может только одно уполномоченное лицо (п. 6 ст. 169 НК).
Можно ли, составив покупателю счет-фактуру на бумаге, себе сделать электронный экземпляр? В сентябре 2017 года ФНС РФ, согласовав свою позицию с Минфином РФ, дала положительный ответ . Отметим, что ранее Минфин высказывался данному вопросу отрицательно .
В результате автоматической обработки ЭСФ сокращается время проверки и обнаружения в них ошибок, плюс отпадает необходимость распечатки и доставки контрагенту бумажного счета-фактуры. Кроме того, при запросе контролерами счетов-фактур для проверки ЭСФ можно передать по ТКС — копировать их и заверять при этом, как в случае с бумажными документами, не требуется (письмо ФНС России от 09.09.2015 № СА-4-7/15871). Все это можно отнести к преимуществам ЭСФ.
Но есть и недостатки. Так, если отсутствует доступ к Интернету или случается сбой в работе автоматизированных систем сторон сделки или оператора, извещения о получении этого документа не формируется, а сам ЭСФ не считается выставленным (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н). В этом случае продавец будет вынужден оформить бумажный счет-фактуру.
ВАЖНО! Выставить ЭСФ задним числом не получится, т.к. все даты (и выставления, и получения) фиксирует оператор (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н), который является независимой третьей стороной в обороте ЭСФ.
Электронный счет-фактура позволяет сэкономить время и средства, так как мгновенно доставляется контрагенту по каналам связи и не требует бумажной распечатки. При этом формируется только одни экземпляр этого документа за подписью только одного уполномоченного лица. Однако если технические средства связи подведут, придется вернуться к бумажному варианту счета-фактуры.
Девятый пункт 169 статьи НК РФ позволяет продавцу и покупателю обмениваться счетами-фактурами в электронном виде. Электронные счета-фактуры полностью заменяют собой бумажную документацию, упрощая и ускоряя процедуру обмена документами.
Электронный счет-фактура доставляется покупателю почти моментально после выписки, отпадает необходимость доставлять его клиенту на бумаге, достаточно воспользоваться услугами специализированных компаний, обеспечивающих надежную и быструю взаимосвязь между контрагентами в вопросах передачи сформированных счетов-фактур, их изменения и исправления. Данные компании именуются Операторами электронного документооборота и связывают продавца и покупателя высокоскоростными телекоммуникационными каналами.
В случае оформления бумажного счета-фактуры, его нужно удобным способом транспортировать до клиента, однако это не всегда удобно для сторон. Хорошо, если счет-фактура прикладывается к прочей отгрузочной документации с отправляемыми ТМЦ. Если же покупатель перечисляет аванс, в ответ на который также необходимо выставлять в 5-тидневный срок счет-фактуру, то процедура передачи бумажных документов усложняется – продавцу нужно искать способы доставить бумагу до клиента, а это дополнительные затраты денег и времени. Выгодная альтернатива бумажным счетам-фактурам – передача электронным способом через Оператора.
Приказ Минфина №174н от 10.11.15 определяет, как осуществляется процедура электронной взаимосвязи двух участников деловых отношений при формировании счетов-фактур. Положения этого приказа начинают действовать с начала апреля 2016 года.
Прежде всего, сторонам нужно согласовать этот момент между собой. Для этого лучше оформить письменное соглашение, в котором будет прописано согласие сторон на замену бумажных счетов-фактур электронными.
Электронные счета-фактуры: соглашение об обмене
Если участники деловых отношений взаимно согласны на электронную передачу счетов-фактур, то следует:
Получение УКЭП предполагает оформление сертификатов квалифицированного типа для ключей электронных подписей в специализированных компаниях, данная процедура регламентируется законом №63-ФЗ от 06.04.11. Сертификаты получаются на тех представителей компании, которые будут подписывать счета-фактуры. Право заверения счетов-фактур, передаваемое ответственным лицам, должно подтверждаться доверенностью или приказом.
Сведения о том, что два экономических субъекта будут участвовать в электронном обмене счетами-фактурами, Оператором передаются в ФНС – в отделение, где каждый субъект числится на учете. Данная процедура осуществляется в 3-хдневный срок с момента подключения клиентов к электронным каналам связи.
При изменении реквизитов компании следует в трехдневный срок проинформировать об этом Оператора посредством направления заявления. Получив документ заявительного характера, Оператор в срок до трех дней вносит указанные корректировки в реквизиты участника электронной связи.
Сторонам нужно учесть такие моменты:
| Субъект | Действие |
| 1. Продавец | Для передачи счета-фактуры (с/ф) клиенту:
|
| 2. Оператор | Не позднее следующих суток с момента получения с/ф от продавца:
|
| 3. Покупатель | Не позднее следующих суток с момента получения с/ф от Оператора:
Не позднее следующих суток с момента получения подтверждения с датой отправки с/ф:
|
| 4. Продавец | В ответ на подтверждение Оператора с датой получения с/ф:
|
| 5. Оператор | Проверяет и сохраняет извещение продавца. В ответ на извещение покупателя о получении с/ф:
Проверяет и сохраняет извещение покупателя о получении подтверждения с датой отправки с/ф. |
| 6. Продавец | Проверяет и сохраняет извещение покупателя о получении с/ф. |
| 7. Покупатель | В ответ на подтверждение об отправке извещения покупателя продавцу:
|
| 8. Оператор | Проверяет и сохраняет последнее извещение покупателя. |
По факту выполненной процедуры по перемещению счета-фактуры стороны должны иметь следующую сохраненную документацию с УКЭП.
Продавец:
Покупатель:
Последовательность действий участников:
| Субъект | Действие |
| 1. Покупатель | Для информирования продавца о необходимости исправления:
|
| 2. Оператор | Передает уведомление покупателя продавцу. |
| 3. Продавец | В ответ на полученное уведомление:
|
| 4. Оператор | Передает извещение продавца покупателю. |
| 5. Продавец | Исправляет с/ф и заново проводит процедуру отправки. |
Аналогичным образом отправляются корректировочные счета-фактуры. Электронные формы стандартного и корректировочного бланков можно найти в приказе №ММВ-7-6/93@ от 04.03.15, утвержденном налоговым органом.
Приведенный процесс обмена электронной документацией закреплен в приказе №174н и действует с начала второго квартала 2016 года.
Еще осенью 2010 г. вступили в силу положения Закона N 229-ФЗ (Федеральный закон от 27.07.2010 N 229-ФЗ "О внесении изменений в часть первую и часть вторую НК РФ и некоторые другие законодательные акты РФ, а также о признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) РФ в связи с урегулированием задолженности по уплате налогов, сборов, пеней и штрафов и некоторых иных вопросов налогового администрирования"), предусматривающие возможность составления и в электронном виде . Однако на практике столь позитивные изменения не работали, так как финансовые органы не утвердили необходимые для этого документы. Прошло около года, лед тронулся - Минфин утвердил Порядок выставления и получения по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи (далее - Порядок) (Приказ Минфина России от 25.04.2011 N 50н). О нем-то и пойдет речь в данной статье.
Счета-фактуры могут составляться в электронном виде при взаимном согласии сторон сделки
(желательно иметь документальное тому подтверждение) и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур. Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) допускаются при обязательном использовании сертифицированных в соответствии с законодательством РФ средств криптографической защиты информации.
На сегодняшний день формат счета-фактуры не утвержден. Ожидается, что ФНС "на днях" сделает это. Определенные требования установлены в Порядке. В частности, речь идет о том, что электронный счет-фактура должен быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) продавца и направлен по ТКС через оператора электронного документооборота. Итак, обо всем по порядку.
Рассмотрим моменты, которые непосредственно связаны с использованием электронных счетов-фактур.
Итак, для того чтобы стать участником электронного документооборота, необходимо иметь электронную подпись и соответствующий сертификат ключа подписи, который выдается организациями, выпускающими такие сертификаты (удостоверяющие центры). Изготовление сертификата производится на основании заявления участника информационной системы (Заявление подписывается собственноручно владельцем сертификата ключа подписи), которое содержит сведения, необходимые для идентификации владельца сертификата ключа подписи и передачи ему сообщений (Содержащиеся в заявлении сведения подтверждаются предъявлением соответствующих документов).
Сертификат ЭЦП
- это электронный или бумажный документ, который служит для подтверждения соответствия между идентификационными данными владельца ЭЦП и открытым ключом. Документ включает в себя сведения о владельце сертификата и открытом ключе. Также в нем указывается срок действия сертификата.
Примечание. Усиленная квалифицированная электронная подпись подтверждается сертификатом от аккредитованного удостоверяющего центра и во всех случаях приравнивается к бумажному документу с "живой" подписью.
Удостоверяющий центр (УЦ) оформляет два экземпляра сертификата ключа подписи на бумажных носителях, которые заверяются собственноручными подписями владельца сертификата и уполномоченного лица удостоверяющего центра, а также печатью УЦ. При этом один экземпляр сертификата выдается владельцу, второй - остается в удостоверяющем центре.
На сегодняшний день все удостоверяющие центры в России обязаны иметь необходимые лицензии на работу со средствами криптографической защиты информации. Список УЦ опубликован на сайте ФНС (nalog.ru/Налоговая отчетность/Представление в электронном виде/Общая информация/Новость от 15.03.2011).
Для того чтобы оформить ЭЦП, необходимо обратиться в УЦ со следующими документами
:
- заявление на изготовление ЭЦП;
- карточка контрагента по принятой в удостоверяющем центре форме;
- копия устава заказчика - юридического лица.
Все эти документы должны быть заверены подписью генерального директора и печатью юридического лица.
Кроме этого, необходимы:
- нотариально заверенная копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица;
- нотариально заверенная копия свидетельства о постановке заказчика на налоговый учет;
- копия документа о назначении руководителя организации;
- оригинал (или нотариально заверенная копия) выписки из ЕГРЮЛ, полученный не позднее чем за месяц до представления;
- паспорт и копия паспорта лица, на чье имя изготавливается сертификат ключа подписи (листы с фотографией и пропиской, заверенные печатью организации).
Примечание. Цены на изготовление ЭЦП для коммерческих организации варьируются от 7000 до 14 000 руб. в зависимости от тарифа.
После того как ЭЦП получена, можно сказать, что полпути к электронному документообороту счетов-фактур пройдено. Вторая половина связана с выбором оператора электронного документооборота.
Операторы электронного документооборота (далее - операторы) - коммерческие компании, которые на конкурентной основе обеспечивают обмен открытой и конфиденциальной информацией по ТКС в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем. Работа оператора в первую очередь связана с технической поддержкой данного процесса, поэтому к его выбору необходимо подойти серьезно. Прежде всего обращайте внимание на опыт работы компании с электронными юридически значимыми документами, а также наличие необходимых лицензий. Сейчас этим требованиям наиболее полно отвечают компании, предоставляющие российскому бизнесу услуги по сдаче электронной отчетности в контролирующие органы (ФНС, ПФР, Росстат, ФСС).
Обратите внимание! Оператор фиксирует все действия со счетом-фактурой, причем как со стороны покупателя, так и со стороны продавца. При возникновении спорных ситуаций (когда один контрагент подает на другого в суд или у налоговой возникают вопросы по конкретному документу) именно свидетельство оператора является решающим.
Для участия в электронном документообороте необходимо оформить и представить оператору соответствующее заявление с указанием следующих учетных данных:
- полное наименование организации (фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя);
- место нахождения организации (место жительства индивидуального предпринимателя);
- идентификационный номер организации-налогоплательщика (индивидуального предпринимателя);
- сведения о владельцах полученных сертификатов ключа подписи и реквизиты сертификатов ключа подписи;
- контактные данные организации (индивидуального предпринимателя);
- сведения о налоговом органе, в котором состоит на учете организация (индивидуальный предприниматель).
После этого участник электронного документооборота получает у оператора идентификатор, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к электронному документообороту счетов-фактур в электронном виде по ТКС.
К сведению. В случае изменения учетных данных (например, место нахождения организации), содержащихся в заявлении, необходимо не позднее трех рабочих дней со дня соответствующего изменения представить оператору заявление о внесении изменений в ранее сообщенные данные. Оператор в свою очередь не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления осуществляет изменение учетных данных.
Стоимость услуг оператора зависит от количества отправляемых документов. В среднем на данный момент фигурируют следующие цифры: тариф для 250 документов - 5000 руб.; 1000 документов - 16 000 руб.; 20 000 документов - 240 000 руб. Как правило, все входящие документы бесплатны.
Примечание. При выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по ТКС продавец и покупатель осуществляют электронный документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности.
В среднем отправка одного электронного документа обойдется в 20 руб. Если сравнивать с альтернативными способами доставки документов (почтой, курьером), то цена вполне приемлема, кроме того, этот вид передачи документов имеет ряд явных преимуществ.
Для работы с оператором вам потребуются Интернет, электронная подпись и программа "СКЗИ КриптоПро" (это специальная программа для безопасной работы с электронной подписью).
Обратите внимание! Оператор не позднее трех рабочих дней с момента подключения продавца (покупателя) к электронному документообороту (изменения учетных данных) направляет в налоговый орган по месту нахождения продавца (покупателя) сведения об учетных данных (об изменении учетных данных).
Подробно процедура выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП описана в Порядке.
Действия продавца
выглядят следующим образом: в соответствии с утвержденными требованиями формируется счет-фактура, далее, проверив действительность своей ЭЦП, продавец (если, конечно, ЭЦП действительна) подписывает счет-фактуру. Затем при необходимости продавец зашифровывает документ и направляет файл в адрес покупателя через оператора.
Примечание. Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде осуществляются продавцом и покупателем в зашифрованном или незашифрованном виде.
Оператор, заключивший договор с продавцом, при получении от него файла счета-фактуры в электронном виде не позднее следующего рабочего дня фиксирует дату и время поступления файла и направляет его в адрес покупателя (при необходимости через оператора, заключившего договор с покупателем, если речь идет о разных операторах у продавца и покупателя). После этого оператор формирует продавцу подтверждение с указанием даты и времени поступления файла, подписывает его ЭЦП и направляет в адрес продавца.
Оператор, заключивший договор с покупателем, при получении файла счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня фиксирует дату и время поступления файла и направляет его в адрес покупателя. Он также фиксирует дату и время отправки этого файла, формирует подтверждение, подписывает его ЭЦП и направляет в адрес покупателя.
Продавец при получении подтверждения оператора не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность его ЭЦП и отправляет ему извещение о получении подтверждения.
Все отправленные и полученные документы сохраняются всеми участниками электронного документооборота.
К сведению. Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по ТКС могут осуществляться через одного или нескольких операторов. Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по ТКС через нескольких операторов осуществляются при наличии у последних совместимых технических средств и возможностей для приема и передачи счетов-фактур в электронном виде в соответствии с утвержденным форматом.
Покупатель
при получении от продавца файла счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня, как и другие участники электронного документооборота, проверяет подлинность ЭЦП продавца и отправляет ему (через оператора) извещение, подписанное ЭЦП, о получении счета-фактуры.
Продавец, получив извещение, также проверяет подлинность ЭЦП.
Таким образом, счет-фактура считается выставленным, если продавцу поступило соответствующее подтверждение оператора, при наличии у продавца извещения покупателя о получении счета-фактуры.
Примечание. Счет-фактура считается исходящим, если он подписан ЭЦП, принадлежащей уполномоченному лицу участника электронного документооборота, и направлен через оператора.
Электронный документооборот - это, разумеется, очень удобно и современно. Однако и здесь не исключены такие ситуации, как, например, отсутствие подтверждения оператора в установленный срок. В таком случае продавец или покупатель сообщает об этом оператору и продавец повторяет отправку ранее составленного счета-фактуры (без изменения реквизитов). Если на дату повторного направления ранее составленного продавцом счета-фактуры возникла необходимость внесения в него коррективов, в том числе в связи с изменением уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру ЭЦП, покупателю направляется счет-фактура с исправленными реквизитами.
Обратите внимание! Датой выставления покупателю счета-фактуры в электронном виде по ТКС считается дата поступления файла счета-фактуры оператору от продавца (дата, указанная в подтверждении этого оператора). Соответственно, датой получения покупателем счета-фактуры считается дата направления покупателю оператором файла счета-фактуры продавца, указанная в подтверждении оператора. Следовательно, "задним числом" выставить электронный счет-фактуру нельзя!
В приведенной последовательности действий явно прослеживается необходимость проверки ЭЦП каждым участником электронного документооборота. Действительно, это крайне важно, так как документ с недостоверной подписью будет признан недействительным.
Итак, на момент просмотра документа сертификат отправителя, которым он подписал документ, не должен быть с истекшим сроком действия и не должен быть отозван по каким-либо причинам. Проверить актуальность сертификата можно либо по списку отозванных сертификатов (Такой список публикуется на сайте удостоверяющего центра в виде специального файла. Как правило, его обновление происходит ежедневно, иногда даже еженедельно, что не позволяет получить актуальную информацию. Тем не менее если располагать некоторым временем, то ситуацию можно оценить), либо при помощи сервиса онлайн-проверки статуса сертификата (Этот вид проверки обладает явным преимуществом, так как полученная информация актуальна на данный момент).
Все мы люди, и никто не застрахован от ошибок. К счастью, их можно исправить! Для этого покупатель направляет продавцу (через оператора, разумеется) уведомление об уточнении счета-фактуры (Уведомление должно быть подписано ЭЦП покупателя и при необходимости зашифровано).
При получении такого уведомления продавец, во-первых, проверяет подлинность ЭЦП покупателя, во-вторых, устраняет указанные ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру, в-третьих, направляет подписанное ЭЦП извещение в адрес покупателя (через оператора).
Напоминаем, участники электронного документооборота обеспечивают хранение документов, подписанных ЭЦП, составление и выставление которых предусмотрено Порядком. Также необходимо хранить документы с ЭЦП и сертификат ключа подписи в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур.
Итак, мы познакомили читателей с Порядком. Теперь осталось дождаться, когда ФНС установит электронный формат счета-фактуры, журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж (п. 9 ст. 169 НК РФ). Надеемся, что это произойдет в ближайшее время, и тогда поговорим о реальной возможности использовать электронный счет-фактуру.
С момента полноценного введения электронных счетов-фактур (с утверждением необходимых документов) покупатель сможет принимать к вычету сумму НДС, предъявленную продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав, в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ, при наличии электронного счета-фактуры, выставленного в утвержденном формате.
К продавцам в данном случае приравниваются налоговые агенты, указанные в п. п. 4 и 5 ст. 161 НК РФ, а также комиссионеры, агенты, действующие в интересах принципала, которые осуществляют реализацию либо приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени.
Если у организации есть необходимость предоставить оригиналы электронных документов какому-то стороннему лицу (например, аудитору), то технически это возможно. Вход в данном случае осуществляется по логину и паролю (напомним, что стандартный вход осуществляется по сертификату ЭЦП). Пользователь, допущенный в систему по логину и паролю, не может подписывать и отправлять документы, но может их просматривать.
Помимо возможности выставлять счета-фактуры в электронном виде, Закон N 229-ФЗ предусматривает возможность обмена электронными документами между налоговыми органами и налогоплательщиками (Порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утв. Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@). Все это еще раз говорит о том, что совсем скоро бумажные варианты документов будут полностью вытеснены электронными. В общем-то логично, учитывая очевидные плюсы электронного документооборота. Действительно, используя новые технологии, можно серьезно сберечь временной ресурс, сократить накладные расходы: бумага (При электронном документообороте распечатывать счет-фактуру не нужно, он хранится в электронном виде), курьерская доставка, почтовые расходы и т.д. Должно быть, сократятся и ошибки, поскольку участие человека уменьшается и сходит на нет так называемый человеческий фактор.
Появилась у компаний еще в 2002 году, когда был принят закон «Об электронной цифровой подписи». Договор, счет, акт выполненных работ, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, а также подавляющее большинство других документов, используемых российскими компаниями, сегодня могут использоваться в электронном виде. Отправляются такие документы не по почте или с курьером, а по телекоммуникационным каналам связи (через Интернет).
Долгое время единственным исключением в этом процессе были электронные счета-фактуры, для которых была предусмотрена только бумажная форма. В 2010 году право выставлять счета-фактуры в электронном виде было законодательно закреплено в 229-ФЗ (поправки в ст.169 Налогового кодекса РФ).
После этого были подготовлены Приказы Министерства финансов и Федеральной налоговой службы, которые описывают сам процесс выставления и получения электронных сетов фактур при взаимодействии компаний, а так же последующее предоставление таких электронных документов на налоговую проверку. Однако долгое время не были прописаны форматы счетов-фактур в электронном виде.
Наконец, 12 мая в «Российской газете» был опубликован Приказ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде» (зарег. Минюстом России от 11.04.2012 № 23791, вступил в силу 23 мая). Это означает, что теперь нормативная база по использованию электронных документов полностью сформирована. Законодательство разрешает выставление и получение счетов-фактур в электронном виде, а так же описывает сам механизм работы с таким документом.
Что представляет собой электронный счет-фактура (ЭСФ)? Это полноценный документ, как и его бумажный аналог. ЭСФ содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем или доверенным лицом и передан в течение пяти дней. Электронный счет-фактура также должен быть зарегистрирован в журнале учета и книгах учета. Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС.
Можно выделить несколько преимуществ использования электронных счетов-фактур. Во-первых, скорость доставки документов. Всем известно, что процесс доставки документов по почте может затягиваться на месяцы. Электронные же документы доставляются по Интернету мгновенно, со скоростью света, в любое время суток. Это и гарантия доставки, если пользоваться услугами квалифицированного оператора, который будет обеспечивать подтверждение доставки.
Во-вторых, электронные документы означают автоматизацию работы бухгалтерии . К примеру, входящие бумажные документы сегодня заводятся в системы учета вручную. Если таких документов на предприятии сотни, то десятки сотрудников бухгалтерии вынуждены заниматься этим рутинным трудом. Электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью, юридически значимы. Они могут существовать только в электронном виде, их не нужно распечатывать, ставить на них печати, содержать бумажный архив. Все документы можно хранить в компьютере или в системе вашего электронного документооборота (в том случае, если оператор гарантирует сохранность).
Третье важное преимущество: ЭСФ исключают недостоверность в заполнении документов . К примеру, недостоверность подписей. Ведь документ подписывается только одной цифровой подписью — руководителя или другого работника, уполномоченного подписывать счета-фактуры (п. 6 ст. 169 НК РФ). Подпись главного бухгалтера при этом не нужна (см. постановление № 1137).
Кроме того, ввод ЭСФ позволяет сократить налоговые риски . Это имеет огромное значение для российских организаций. Дело в том, что многие компаний сталкиваются с огромным количеством поставок, каждая из которых оформляется документами, в том числе, счетами-фактурами. При неправильно оформленном счете-фактуре или его отсутствии налоговая вправе доначислить НДС. Суммы доначислений могут быть значительны и снижают прибыль компании. В случае использования электронных документов проследить за их наличием и корректностью составления значительно проще.
Процесс работы с электронными счетами-фактурами существенно отличается от работы с бумажными. Требования к процессу выставления и получения электронных счетов-фактур предприятиями закреплены в «Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП». Помимо изменения в оформлении подписи можно выделить еще несколько основных отличий в работе со счетами-фактурами.
Дата выставления и получения покупателем счета-фактуры фиксируется оператором в Подтверждении. Именно эта дата и считается датой выставления/получения счета-фактуры, и в соответствии с ней он относится к налоговому периоду. Фиксация даты выставления счета-фактуры означает невозможность выставлять в электронном виде документы «задним числом». Это условие может создавать определенные трудности для организаций, которые, например, фактически могут оценить стоимость оказанных услуг только по происшествии определенного времени.
Факт выставления и получения - еще одно отличие нового Порядка. Счет-фактура считается выставленным только в случае, если продавцом получено извещение о его получении, подписанное покупателем. Это положение, по сути, обязует продавца следить за получением извещений от покупателей, ведь если извещение сформировано не было, или продавец его не получил, электронный счет-фактура не является выставленным, и продавцу придется распечатать бумажный счет-фактуру и направить его в адрес получателя на бумаге. Важно подчеркнуть, что дата получения этого извещения никак не влияет на решение об отнесении счета-фактуры к налоговому периоду.
Процесс работы с недавно появившимися корректировочными счетами-фактурами (КСФ) и исправления счетов-фактур (ИСФ) в электронном и бумажном виде идентичны, поскольку операторы ЭДО реализуют в своих системах требования законодательства (Постановление № 11376). Случаи, когда составляется корректировочный счет-фактура, и когда в уже существующий счет-фактуру вносятся исправления, различаются. Корректировочный счет-фактура выставляется при изменении стоимости реализованных товаров, произведенных работ, оказанных услуг (другими словами, при изменении налоговой базы). Уменьшение или увеличение стоимости (графа 5 счета-фактуры) может быть вызвано, в том числе, изменением цены (графа 4), уточнением количества или объема товаров, работ или услуг (графа 3). В случае изменения стоимости в сторону уменьшения, составляется корректировочный счет-фактура к уменьшению. У продавца такой документ может служить основанием для вычета разницы излишне начисленного НДС, у покупателя по такому документу появится обязательство начислить разницу НДС. В случае же изменения стоимости в сторону увеличения, составляется КСФ к доплате. Здесь ситуация будет противоположной. Все дельты (суммовые разницы) к уменьшению или доплате записываются в КСФ с положительным знаком. Делается это для того, чтобы не возникало вычета сумм при занесении КСФ в Книгах покупок и продаж. Еще одним важным условием составления КСФ, согласно п. 10 ст. 172 НК РФ, является некое согласие сторон, что стоимость будет изменена. Это согласие может быть оформлено в виде дополнительного соглашения (в договоре, как двусторонний документ) или в виде уведомления (первичным односторонним документом). В каждом конкретном случае можно поступать так, как удобнее продавцу и покупателю.
Исправление в счете-фактуре
производится в том случае, если в документе обнаружена именно ошибка (например, опечатка, неверная налоговая ставка, ошибка в реквизитах), а также при начислении бонусов без изменения цены реализованного товара. В процессе исправления возникает новый экземпляр счета-фактуры — исправленный счет-фактура. Нумерация КСФ и ИСФ. Нумерация КСФ и счетов-фактур в рамках одного налогового периода сквозная, а нумерация исправлений в рамках одного счета-фактуры всегда начинается с 1, причем число исправлений не ограничено.
Важный вопрос: как вести учет ЭСФ в Журнале и Книгах
? Ранее правила ведения журнала полученных и выставленных счетов-фактур установлены не были. Отсутствовала и рекомендованная печатная форма Журнала. В новом Постановлении №1137, которое пришло на смену Постановлению 914, эти недостатки устранены. Налогоплательщики буду отныне вести один Журнал, состоящий из 2-х частей: часть 1 «выставленные счета-фактуры» и часть 2 «полученные счета-фактуры». Помимо реквизитов счета-фактуры, теперь в Журнале необходимо указывать способ выставления — был ли документ выставлен в бумажном или электронном виде.
Заметим, что в Журнале выставленных СФ есть две графы — дата составления и дата выставления счета-фактуры. Если для бумажного документа эти даты не всегда разделяются, то при выставлении счета-фактуры в электронном виде дату выставления фиксирует независимая третья сторона — оператор.
Еще одна важная особенность регистрации электронных счетов-фактур в Журнале — наличие извещения о получении. Тот самый технологический документ, который автоматически составляется покупателем, когда он подтверждает получение. Если извещения нет, то ни продавец, ни покупатель электронный документ регистрировать в журнале не имеют права.
Форма и порядок составления Книг покупок и продаж существенно не изменились. Продавец регистрирует в Книге продаж счет-фактуру, который выставляет покупателю, покупатель же регистрирует этот счет-фактуру в Книге покупок. Корректировочный счет-фактура к доплате регистрируются продавцом и покупателем как обычно — в Книгах продаж и покупок соответственно. Корректировочный счет-фактура к уменьшению продавцом должен быть занесен в Книгу покупок, а покупателем — в Книгу продаж. Документ регистрируется на сумму разницы.
Для работы с электронными счетами-фактурами, организации, необходимо:
Преимущества электронных счетов-фактур осознали ведущие российские компании. Торговая сеть BILLA, ОАО «Кировский завод», крупнейший фармдистрибьютор «Протек» и другие организации еще до утверждения форматов электронных счетов-фактур начали реализовывать пилотные проекты.
— Объем первичной документации на нашем заводе огромен. Внедрение системы электронного документооборота позволит, во-первых, добиться сокращения сроков закрытого периода. Во-вторых, это сможет повысить эффективность и прозрачность обмена первичкой между предприятиями. Кроме того, мы, безусловно, сократим как прямые, так и косвенные издержки документооборота, — оценил перспективы внедрения ЭДО директор по ИТ ОАО «Кировский завод» Сергей Кулабухов.
« Технологический и технический процесс обмена электронными счетами-фактурами был возможен и до утверждения Приказа № ММВ-7-6/138. Но ранее отсутствовала законодательная база, позволяющая применять это в налоговых целях, то есть в налоговых органах нужно было иметь «живой» документ с печатью, подписью. Сейчас нормативно-правовая база полностью сформировалась. Налогоплательщик задает вопрос: а что же изменится во взаимодействии с налоговыми органами? Ведь это принципиально новый порядок работы. Не будет ли мне хуже? Не будет ли проблем? Ответ на поверхности: хуже быть не должно, электронный документ — такой же, как и бумажный. Более того, налоговые органы высказывались, что поощряют использование электронных счетов-фактур. Еще один вопрос: как электронные счета-фактуры повлияют на характер проведения и результат налоговых проверок? Думаю, характер налоговых проверок поменяться не должен. Работать станет удобнее: не нужно возить тонны документов в налоговые инспекции. Международный опыт также показывает, что налоговые органы все больше внимания уделяют аналитической процедуре налоговых проверок, и возникает все меньше претензий в отношении технического оформления документов. Скорее всего, изменения приведут к более эффективному взаимодействию с контролирующими органами. Таким образом, в отношениях с налоговыми органами возникает новая реальность. Мы начинаем по-другому говорить с ними.»
