Положение об отделе кадров (образец заполнения)
Общество с ограниченной ответственностью УТВЕРЖДЕНО "Верона" приказом ООО "Верона" (ООО "Верона") от 02.11.2011 N 15 ПОЛОЖЕНИЕ Москва об отделе кадров
1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора.
1.3. Отдел подчиняется заместителю генерального директора.
1.4. Отдел создается с целью обеспечения организации трудовым ресурсами, комплектования кадрами служащих требуемых профессий и квалификации в соответствии с задачами и направлением ее деятельности, разработки кадровой политики организации, соблюдения прав, льгот и гарантий работников в области трудового права, а также ведения кадрового делопроизводства в соответствии с законодательством РФ.
1.5. В своей деятельности отдел руководствуется:
Конституцией РФ;
Трудовым кодексом РФ;
Федеральными законами РФ;
Указами и распоряжениями Президента РФ;
Постановлениями и распоряжениями Правительства РФ;
Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
Государственными стандартами (ГОСТ);
Нормативными актами, разработанными и утвержденными Росархивом;
Перечнями типовых управленческих документов;
Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей;
Инструкцией по заполнению трудовых книжек;
Уставом организации;
Локальными нормативными актами.
2.1. Структуру и количество штатных единиц отдела утверждает генеральный директор.
2.2. Отдел подчиняется начальнику отдела.
2.3. В состав отдела входят следующие должности:
Начальник отдела - 1 шт. ед.;
Ведущий специалист по кадрам - 1 шт. ед.;
Специалист по кадрам - 2 шт. ед.
3.1. Основные задачи отдела:
Совершенствование процессов управления;
Подбор, отбор, прием на работу и расстановка кадров;
Учет личного состава работников;
Создание резерва кадров для выдвижения на вышестоящие должности;
Организация проведения аттестации работников;
Организация работы по профессиональной подготовке и переподготовке кадров;
Ведение кадрового делопроизводства;
Методическое руководство и координация деятельности кадровых подразделений филиалов;
Осуществление воинского учета.
В функции отдела входит:
4.1. Определение и разработка кадровой политики и стратегии в соответствии с направлением деятельности организации и сферой ее деятельности.
4.2. Формирование штатного расписания Предприятия.
4.3. Определение текущей потребности в кадрах.
4.4. Подбор квалифицированных специалистов путем:
Информирования работников организации об имеющихся вакансиях;
Размещения в средствах массовой информации объявлений о вакансиях;
Обращения в органы службы занятости;
Взаимодействия с учебными заведениями.
4.5. Комплектование организации необходимыми кадрами в соответствии с критериями отбора и оценкой нанимаемого персонала, в том числе:
Перемещение работников внутри организации;
Прием на работу новых работников.
4.6. Документальное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством - оформление трудовых договоров с работниками и изменений к ним, подготовка проектов приказов по личному составу и основной деятельности организации, заполнение личных карточек работников.
4.7. Ведение работы с трудовыми книжками, в том числе прием трудовых книжек от принимаемых на работу работников, их учет, хранение, заполнение, а также выдача при прекращении трудовых отношений.
4.8. Учет личного состава путем составления различного вида отчетов.
4.9. Составление графиков отпусков, оформление приказов о предоставлении работникам различных видов отпусков, учет количества использованных дней отпуска.
4.10. Оформление и учет служебных командировок (подготовка проектов приказов и служебных удостоверений).
4.11. Работа с листками нетрудоспособности.
4.12. Проверка правильности и полноценного заполнения табелей учета рабочего времени работниками структурных подразделений организации.
4.13. Подготовки и выдача справок о занимаемой должности и периоде работы в организации.
4.14. Взаимодействие со сторонними организациями:
Страховыми компаниями в части подачи сведений на оформление полисов обязательного медицинского страхования (ОМС) и добровольного медицинского страхования (ДМС);
Военными комиссариатами по вопросам постановки, снятия с воинского учета работников организации, их учета и предоставления отчетов.
Пенсионными фондами в целях предоставления документов для изготовления страховых свидетельств государственного пенсионного страхования.
4.15. Подготовка кадровой документации для передачи в архив организации для дальнейшего хранения.
4.16. Организация работы с филиалами организации:
Контроль за соблюдением кадрового делопроизводства в филиалах;
Консультирование работников филиала в части трудового законодательства;
Получение отчетности о приеме, переводе и увольнении работников филиалов.
4.17. Подготовка материалов для представления работников к поощрению.
4.18. Подготовка материалов для привлечения работников к дисциплинарной ответственности.
4.19. Контроль за соблюдением дисциплины труда и выполнением работниками Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов.
4.20. Организация воинского учета работников.
4.21. Консультирование работников организации по вопросам трудового законодательства, в том числе и ответы на запросы, жалобы, обращения.
4.22. Планирование и участие в мероприятиях по аттестации, к которым относится:
Разработка локальных нормативных актов, на основании которых проводится аттестация;
Информационное обеспечение (составление графиков, приказов, характеристик);
Контроль за ходом проведения аттестации, выполнения решений аттестационной комиссии.
4.23. Установление потребности в повышении квалификации, переподготовке или обучении работников, документальное оформление направления на обучение.
4.24. Формирование и подготовка резерва кадров для выдвижения на вышестоящие должности.
4.25. Разработка комплекса мер по повышению мотивации работников.
4.26. Анализ текучести кадров.
5.1. Работники отдела имеют право:
Взаимодействовать по вопросам, относящимся к компетенции отдела, с другими подразделениями организации, государственными и муниципальными органами, а также другими организациями;
Требовать от всех структурных подразделений материалы и сведения, необходимые для выполнения функций, возложенных на отдел;
Контролировать соблюдение трудового законодательства в организации, а также давать разъяснения по применению норм Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов;
Представлять предложения по повышению эффективности и совершенствованию деятельности всех подразделений организации в части, относящейся к компетенции отдела;
Представительствовать в установленном порядке от имени организации по вопросам, относящимся к компетенции отдела, в том числе и по вопросам подбора персонала;
Заверять документы по личному составу, выдаваемые работникам организации.
5.2. Работники отдела обязаны:
Обеспечить сохранность персональных данных работников при их обработке;
Соблюдать в своей работе нормы действующего законодательства.
Отдел в процессе выполнения функций, возложенных на него, взаимодействует:
6.1. Со всеми структурными подразделениями.
6.1.1. По вопросам получения:
Заявлений;
Объяснительных записок;
Листков нетрудоспособности.
6.1.2. По вопросам предоставления:
Справок;
Выписок, копий запрашиваемых документов.
6.2. С бухгалтерией.
6.2.1. По вопросам предоставления:
Копий приказов по личному составу;
Табелей учета рабочего времени;
Листков временной нетрудоспособности;
Заявлений для начисления и выплаты пособий;
Документов для оформления служебных командировок.
6.2.2. По вопросам получения:
Информации о заработной плате работников.
6.3. С правовым отделом:
6.3.1. По вопросам получения:
Разъяснений действующего законодательства и порядка его применения.
6.3.2. По вопросам предоставления:
Проектов документов для согласования.
6.4. С отделом документационного обеспечения:
6.4.1. По вопросам:
Регистрации входящей и исходящей корреспонденции, приказов по общей деятельности;
Отправки писем и иных документов;
Передачи документов на архивное хранение.
6.5. С лицами, ответственными за кадровое делопроизводство в филиалах:
6.5.1. По вопросам:
Отправки и получения информации, кадровой документации для координации и контроля за деятельностью кадровых подразделений в филиалах;
Направления методических материалов, включая локальные нормативные акты, для ознакомления работников филиалов и применения их в работе;
Консультирования по вопросам кадрового делопроизводства и трудового законодательства в целом.
Отдел несет ответственность:
7.1. За несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на отдел задач.
7.2. За несоблюдение законодательства в области трудового права.
7.3. Работники отдела несут персональную ответственность в пределах должностных обязанностей, определенных трудовым договором.
7.3.1. Работники отдела могут быть привлечены к дисциплинарной, материальной, уголовной ответственности в случае и в порядке, предусмотренном законодательством.
7.3.2. Порядок привлечения к дисциплинарной ответственности предусмотрен Правилами внутреннего трудового распорядка.
СОГЛАСОВАНО: Начальник юридического управления
Матвеев Е.П. Матвеев
Начальник отдела кадров
Полякова Е.А. Полякова
Начнем с того, что отметим две важных детали:
1. Написание положений актуально, если есть реальное деление организации на эти самые подразделения.
2. Наличие рассматриваемых положений не обязательно для организации.
Структурное подразделение организации - выделенная в установленном порядке, но не обладающая признаками юридического лица и не являющаяся обособленной, часть предприятия, на которую возлагаются самостоятельные задачи, функции и ответственность.
Основным критерием для выделения части предприятия (работников) в отдельную структуру является возложение на неё особых задач и функций, а также придание особых полномочий, необходимых для решения этих задач.
Практика управления показывает, что эффективно организовать работу и осуществлять контроль возможно, если в непосредственном подчинении у одного руководителя находится не более 8-10 работников. Следовательно, желательно деление крупных подразделений на более мелкие структурные единицы:
Во-вторых , определите функции (действия), которые должно выполнять подразделение для решения поставленных задач.
В-третьих , сгруппируйте однотипные функции по отдельным направлениям, определите количество необходимого персонала, путем распределения функций среди виртуальных работников и расчетом норм времени на их выполнение (либо другим способом), проанализируйте возможность контроля руководителем подразделения за выполнением всех возложенных на подразделение функций и определите, нет ли необходимости создания внутри подразделения более мелких структурных единиц.
После завершения данной работы отдайте проект "Положения" на согласование в заинтересованные подразделения (они определены на предыдущем этапе работы). Соберите замечания и предложения. Проанализируйте их, если они существенные и конструктивные (будьте аккуратны, ведь вы отбираете у других руководителей часть полномочий, что может лишить их статуса незаменимости), то соберите, так называемую "согласительную комиссию", решите все разногласия по содержанию.
Передайте в юридический отдел на проверку соответствия действующему законодательству и после получения положительного ответа, утвердите документ у руководителя.
В отдельных организациях, чаще это присуще государственным и муниципальным органам или бюджетным учреждениям, порядок разработки и утверждения Положений закрепляется отдельным документом "Инструкция о порядке составления, согласования и утверждения Положений о структурных подразделениях".
Можно при разработке Положения пойти другим, более простым путем. И взять за основу "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих", так как основные задачи и функции подразделения могут являться производными от должностных обязанностей соответствующих руководителей и специалистов, и наоборот. При этом задачи и функции структурного подразделения должны быть обязательно уточнены и дополнены применительно к вашей организации. К примеру, функции отдела маркетинга и рекламы будут определяться путем сложения должностных обязанностей начальников отдела маркетинга и рекламы, в соответствии с задачами, возлагающимися на данный отдел, и с учетом специфики структурного построения и деятельности данного предприятия.
Главное - неформальный подход к разработке Положения. Излишний бюрократизм, применение типовых, штампованных формулировок, приведет к тому, что единожды ознакомившись при приеме на работу с таким документом сотрудник к нему больше никогда не обратиться и соответственно не будет в дальнейшем опираться на него в работе.
Обязанность разработки Положений о структурных подразделениях обычно возлагается на отдел организации и оплаты труда, а при его отсутствии, на отдел кадров или юридический отдел.
В положении должны быть определены: порядок создания и правовое положение подразделения в ионизационной структуре предприятия; структура подразделения и его штатная численность; задачи, функции, права и ответственность, а также порядок взаимодействия подразделения с иными структурами организации.
Как следует из определения, Положение может состоять из следующих разделов:
В качестве примера приведем несколько образцов типовых положений:
1. Общие положения
1.1. Отдел _____________________ является самостоятельным структурным подразделением компании.
1.2. Отдел ____________________ формируется приказом директора (решением учредителя) компании.
1.3. Отдел ___________________ ликвидируется приказом директора (решением учредителя) компании.
1.4. Отдел ______________________ возглавляет ________________________________, который назначается директором компании и подчиняется непосредственно директору компании.
1.5. Сотрудники отдела _________________ назначаются ______________ по представлению __________________________.
1.6. Отдел __________________________ в своей деятельности руководствуется:
Действующими законодательными и нормативными актами;
Уставом организации;
Настоящим положением;
________________________
1.7. На время отсутствия сотрудников отдела (командировка, болезнь, отпуск и т.п.) их обязанности исполняют лица, назначенные в установленном порядке, которые приобретают соответствующие права и обязанности и несут ответственность за ненадлежащее исполнение своих обязанностей.
1.9. Основные понятия, используемые в настоящем положении:
2. Структура отдела
2.1.Структуру и численность отдела _________________________ определяет директор компании приказом по согласованию (представлению) ________________________________.
2.2. Отдел ______________________________ имеет в своем составе следующие структурные подразделения:
При этом в структурное подразделение _____________________________________ входят сотрудники, занимающие должности _______________________________, а в структурное подразделение _____________________________________ входят сотрудники, занимающие должности _______________________________________________.
2.3. Распределение обязанностей сотрудников отдела и утверждение их должностных инструкций осуществляет _______________________________ по согласованию с директором компании, ___________________________.
3. Задачи и функции отдела __________________________
3.1. Задачи отдела:
3.2. Функции отдела:
4. Права отдела ______________________ :
4.1. Давать сотрудникам отдела(ов) ___________________ указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела ________________________, в соответствии с их должностными инструкциями.
4.2. Участвовать в совещаниях компании, проводимым, в том числе, по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.
4.3. Запрашивать от других структурных подразделений компании информацию, документы и материалы, касающиеся деятельности отдела и необходимые для надлежащего исполнения им своих функций.
4.4. Вести переписку с органами государственной власти и местного самоуправления, с другими структурными подразделениями компании и с другими компаниями по вопросам, отнесенным к компетенции отдела и не требующим согласования с руководством компании.
4.5. Представительствовать от имени компании в отношениях с органами государственной власти и местного самоуправления, с другими компаниями по вопросам, отнесенным к компетенции отдела и не требующим согласования с руководством компании.
4.6. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся работы отдела.
4.7. Визировать следующие документы, разрабатываемые в компании:
4.8. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению работы отдела, представления о применении мер поощрения и взыскания к работникам отдела.
4.9. _____________________________________________________.
5. Взаимоотношения с подразделениями компании
Для реализации поставленных задач и выполнения функций отдел ______________________ взаимодействует со структурными подразделениями компании по следующим вопросам:
5.1. Со структурным подразделением (отделом, сектором, управлением, департаментом) __________________ - по вопросам:
5.2. Со структурным подразделением (отделом, сектором, управлением, департаментом) __________________ - по вопросам:
Получения ___________________________________,
Предоставления ______________________________,
-____________________________________________.
5.3. С __________________________ - по вопросам:
(наименование должности)
Получения ___________________________________,
Предоставления ______________________________,
-____________________________________________.
5.4. С __________________________ - по вопросам:
(наименование должности)
Получения ___________________________________,
Предоставления ______________________________,
-____________________________________________.
6. Ответственность
6.1. Ответственность за ненадлежащее исполнение обязанностей отдела ____________________ несет начальник (главный специалист) отдела.
6.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.
6.3. Начальник (главный специалист) отдела ___________________________, так же как и сотрудники данного отдела, несут ответственность за:
Предоставление руководству и структурным подразделениям компании недостоверной информации о работе отдела и в рамках компетенции отдела,
Предоставление органам государственной власти, органам местного самоуправления, другим компаниям недостоверной информации о работе отдела и компании и информации в рамках компетенции отдела,
Недобросовестное исполнение должностных обязанностей,
Нарушение производственной и трудовой дисциплины,
Несоблюдение Устава, локальных нормативных актов компании и должностных инструкций,
Необеспечение сохранности вверенного отделу _________________________ имущества,
- ______________________________________________________________.
Перепечатка данного материала не разрешается.
Фундаментом организационной деятельности любого учреждения являются организационно-правовые документы. Они регламентируют статус организации, ее структуру, штатную численность, должностной состав, а также определяют права, обязанности, ответственность и порядок взаимодействия ее обособленных, структурных подразделений и должностных лиц.
В данной статье мы подробно остановимся на таком организационно-правовом документе, как положение.
Наша справка
К организационно-правовым документам относятся:
Все организационно-правовые документы подлежат утверждению либо вышестоящей организацией, либо руководителем или коллегиальным органом (если он есть) - советом директоров, собранием акционеров и т.п. Все нормы, содержащиеся в этих документах, обязательны для исполнения.
Наш словарик
Положение - это организационно-правовой документ, регламентирующий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы структурного подразделения (должностного лица, совещательного или коллегиального органа), а также его взаимодействие с другими подразделениями и должностными лицами.
В коммерческой организации могут действовать несколько видов положений:
Практическая польза положений состоит в том, что в них максимально конкретно прописано, кто и что должен делать, какие задачи выполнять и за что нести ответственность. В свою очередь, это значительно облегчает контроль за выполнением поручений руководителя. Когда два отдела организации «перебрасывают» друг на друга выполнение какой-либо задачи, затягивая ее решение, и не могут договориться между собой, кто и что будет делать, помогут разобраться положения о подразделениях. Поэтому дальновидные руководители обычно лично заинтересованы в том, чтобы было подготовлено положение об их отделе и чтобы оно было настолько подробным, насколько это возможно.
Самый простой пример: отдел хочет сдать в архив неоформленные документы - в скоросшивателях или вовсе россыпью. Документы не отсортированы и неизвестно, к каким делам они относятся. Начальник отдела настаивает на том, что разбирать эти документы и формировать их в дела должен секретарь. Секретарь же, открыв Положение об архиве, обращает внимание начальника на то, что в архив принимаются документы, сформированные в дела в соответствии с номенклатурой дел. Это внутрикорпоративный закон, и с ним приходится считаться.
Обратите внимание
Такие документы, как Положение об аттестации, Положение о работе с претензиями и др., по сути являются пошаговыми руководствами к действию: в них подробно описан каждый этап решения той или иной задачи.
Положения о структурных подразделениях, пожалуй, самая распространенная и востребованная разновидность положений. Поскольку требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки законодательно не установлены, каждая организация самостоятельно решает, какие вопросы деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах. Основные разделы стандартного Положения о подразделении представлены в таблице.
Основные разделы Положения о подразделении и их содержание
|
Раздел положения |
||
|
Общие положения |
|
|
|
Основные задачи |
Задачи, для решения которых создано и работает СП |
|
|
Конкретные виды работ, выполняемые СП в рамках решения своих основных задач |
||
|
Права и обязанности |
Права и обязанности руководителя и работников СП при выполнении своих функций |
|
|
Ответственность |
Виды ответственности, которую может понести руководитель и работники СП в случае невыполнения своих обязанностей (дисциплинарная, административная, а в некоторых случаях и уголовная) |
|
|
Взаимоотношения |
Порядок взаимодействия СП с другими подразделениями организации: в какой форме осуществляется, какие документы при этом создаются и т.д. |
При подготовке положения оформляются следующие реквизиты документа:
Рассмотрим подробнее особенности оформления этих реквизитов в положениях.
Авторами положения могут быть две и более организации (например, если создается Положения о взаимоотношениях). В этом случае наименования организаций располагаются на одном уровне (если речь идет о компаниях, не подчиненных друг другу), как в Примере 2, и на разных уровнях (если одно учреждение подчинено другому).
С другой стороны, если документ издается филиалом ЗАО «Томские коммунальные системы», расположенном в районном центре Томской области, то именно этот районный центр и будет указан в качестве места составления документа (см. Пример 1).
Кроме того, положение может быть утверждено распорядительным документом - обычно приказом по основной деятельности. В этом случае гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа (в творительном падеже), его даты и номера (см. Пример 2).
Пример 1
Верхняя часть положения, изданного филиалом организации
Пример 2
Верхняя часть положения, утвержденного двумя организациями
ПОЛОЖЕНИЕ
о взаимоотношениях организаций
26.05.2014 № 6/24-Пол
Если согласование осуществляют документом, то гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование документа, его дату и номер. Заполненный лист согласования подписывается и датируется (см. оба варианта в Примере 3).
Пример 3
Лист согласования к положению
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к Положению о подготовке и передаче документов в архив
19.06.2014 № 5-П/2014
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания экспертной комиссии
ООО «Пристань»
от 16.06.2014 № 3
СОГЛАСОВАНО
Административный директор
Васильев
Н.К. Васильев
17.06.2014
СОГЛАСОВАНО
Начальник юридического отдела
Лапшина
Т.А. Лапшина
18.06.2014
С утвержденным положением в обязательном порядке следует ознакомить всех заинтересованных работников предприятия: если это положение об отделе, то всех работников отдела; если положение о работе с претензиями - всех, кто работает с претензиями, и т.п. Каждый новый работник организации в свой первый рабочий день должен изучить все положения и инструкции, по которым ему придется работать.
Виза ознакомления оформляется по аналогии с визой согласования, но выполняется собственноручно: работник пишет «Ознакомлен» или более подробно «С Положением о премировании ознакомлен», указывает свою должность, расписывается, расшифровывает подпись и указывает дату ознакомления.
Кстати
Вопрос о том, где писать данные об ознакомлении с документом, решается по-разному. Можно оформить лист ознакомления с документом, который подшивается к положению. Когда будет заполнен один лист, нужно подшить другой и т.д.
Визы ознакомления с положениями, касающимися трудовых отношений с персоналом, могут вписываться прямо в трудовой договор с работником еще до его подписания.
Положение является бессрочным документом и действует с момента своего утверждения до отмены или замены новым. Периодически (раз в несколько лет) положение нужно пересматривать и при необходимости вносить в него актуальные изменения. Отмена положения, его замена или внесение в него изменений производятся приказом по основной деятельности (Пример 4).
Пример 4
Приказ об отмене действующего положения и утверждении нового
Общество с ограниченной ответственностью «Гибралтар»
(ООО «Гибралтар»)
ПРИКАЗ
27.06.2014 № 33
г. Москва
В связи с изменением штатной структуры ООО «Гибралтар»
ПРИКАЗЫВАЮ:
Генеральный директор Владимиров П.А. Владимиров
В соответствии со ст. 50 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, отмененное положение хранится в архиве организации постоянно.
В завершение приведем пример Положения о секретариате негосударственной организации (Пример 5).
Пример 5
Положение о секретариате
Общество с ограниченной ответственностью «Перекресток»
(ООО «Перекресток»)
ПОЛОЖЕНИЕ
о секретариате
14.07.2014 № 7/25-Пол
г. Москва
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретариат является структурным подразделением Общества с ограниченной ответственностью «Перекресток» (далее - Организация).
1.2. Создание, реорганизация и ликвидация секретариата проводятся по решению генерального директора Организации и оформляются приказом по основной деятельности.
1.3. Руководство секретариатом осуществляет начальник секретариата.
1.4. Начальник секретариата подчиняется непосредственно генеральному директору Организации, назначается и освобождается от должности его приказом.
1.5. В своей деятельности секретариат руководствуется:
1.5.1. Законодательством в сфере информации и документации.
1.5.2. Нормативными актами Президента и Правительства Российской Федерации, Госстандарта России и Росархива по вопросам документационного обеспечения управления и архивного хранения документов.
1.5.3. Уставом Организации.
1.5.4. Приказами и распоряжениями генерального директора Организации.
1.5.5. Инструкцией по делопроизводству Организации.
1.5.6. Другими нормативными актами и методическими документами по организации документационного, организационного и информационно-справочного обеспечения управления.
1.5.7. Настоящим Положением.
2. СТРУКТУРА СЕКРЕТАРИАТА
2.1. В состав секретариата входят:
2.1.1. Помощник генерального директора.
2.1.2. Секретарь заместителя генерального директора.
2.1.3. Секретарь главного инженера.
2.1.4. Офис-менеджер.
2.1.5. Курьер.
2.2. Обязанности работников секретариата устанавливаются должностными инструкциями.
3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ СЕКРЕТАРИАТА
3.1. Основными задачами секретариата являются:
3.1.1. Документационное обеспечение работы руководства Организации: генерального директора, его заместителя, главного инженера (далее - Руководство), а также коллегиального органа Организации - Собрания учредителей.
3.1.2. Организационное обеспечение работы Руководства Организации.
3.1.3. Справочно-информационное обеспечение работы Руководства Организации.
4. ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРИАТА
4.1. Секретариат выполняет следующие функции:
4.1.1. Проводит обработку входящих, исходящих и внутренних документов Организации.
4.1.2. Осуществляет прием, передачу и учет факсограмм, телефонограмм, телеграмм, электронных сообщений, поступающих в адрес Руководства Организации и отправляемых от его имени.
4.1.3. Принимает, рассматривает и представляет на рассмотрение документы, поступающие в адрес Руководства Организации.
4.1.4. Осуществляет контроль правильности оформления документов, представляемых на подпись Руководству Организации.
4.1.5. Готовит по поручению Руководства Организации проекты отдельных приказов, распоряжений, служебных писем, справок и других документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений и иными должностными лицами и специалистами.
4.1.6. Осуществляет редактирование документов по поручению Руководства.
4.1.7. Обеспечивает распечатку, сканирование и оперативное размножение документов, используемых в деятельности Руководства Организации.
4.1.8. Обеспечивает учет и своевременную регистрацию документов, их сохранность.
4.1.9. Организует рациональный документооборот и контроль движения документов в Организации.
4.1.10. Контролирует правильность оформления документов и обеспечивает методическую и организационную помощь работникам Организации в оформлении документов.
4.1.11. Обеспечивает формирование дел секретариата в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, их хранение, своевременную передачу дел на архивное хранение и выделение к уничтожению дел и документов с истекшими сроками хранения.
4.1.12. Организует планирование рабочего дня Руководства Организации.
4.1.13. Осуществляет телефонное обслуживание Руководства и работников Организации.
4.1.14. Составляет проекты планов работы Собрания учредителей Организации.
4.1.15. Готовит материалы к заседаниям Собрания учредителей Организации, обеспечивает их своевременную рассылку заинтересованным организациям и лицам.
4.1.16. Проводит своевременное информирование о проведении заседаний Собрания учредителей Организации.
4.1.17. Осуществляет подготовку и организует проведение оперативных совещаний, заседаний у Руководства Организации.
4.1.18. Проводит мероприятия по материально-техническому обеспечению заседаний и совещаний, проводимых Руководством Организации.
4.1.20. Осуществляет контроль выполнения решений Собрания учредителей Организации.
4.1.21. Организует прием посетителей Руководством и работниками Организации.
5. ПРАВА СЕКРЕТАРИАТА
5.1. Начальник секретариата имеет право:
5.1.1. Участвовать в установленном порядке в приеме и увольнении работников секретариата.
5.1.2. По согласованию с Руководством Организации осуществлять подбор, расстановку и перемещение работников секретариата.
5.1.3. Распределять работу между работниками секретариата.
5.1.4. Представлять работников секретариата к поощрению, а также вносить предложения о привлечении их к дисциплинарной ответственности.
5.1.5. Вносить предложения по изменению структуры и штата секретариата.
5.1.6. Вносить Руководству Организации предложения по совершенствованию работы секретариата.
5.1.7. Вести переписку по вопросам деятельности секретариата.
5.2. Работники секретариата имеют право:
5.2.1. Получать в установленном порядке от других структурных подразделений Организации необходимую для работы информацию.
5.2.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и работников Организации своевременного представления документов и информации Руководству Организации.
5.2.3. По поручению Руководства Организации привлекать работников других структурных подразделений для подготовки проектов приказов, распоряжений и других документов.
5.2.4. Возвращать на доработку работникам Организации проекты документов, оформленные ими с нарушением действующих норм и правил.
5.2.5. Вносить предложения по совершенствованию работы секретариата.
6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ И СВЯЗИ СЕКРЕТАРИАТА С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ОРГАНИЗАЦИИ
6.1. Секретариат представляет Руководству Организации:
6.1.1. Поступившую корреспонденцию на рассмотрение.
6.1.2. Проекты документов на рассмотрение и подписание.
6.1.3. Служебные записки, предложения, справки, информационные и иные материалы от структурных подразделений и должностных лиц Организации на рассмотрение.
6.2. Секретариат получает от Руководства Организации:
6.2.1. Поступившие из других организаций документы с резолюцией Руководства.
6.2.2. Предложения, служебные записки, справки структурных подразделений Организации с резолюцией Руководства.
6.2.3. Подписанные приказы, распоряжения, протоколы, письма и другие документы.
6.2.4. Утвержденные нормативные документы.
6.2.5. Утвержденные планы работы структурных подразделений и коллегиального органа Организации.
6.3. Секретариат направляет в структурные подразделения Организации:
6.3.1. Копии приказов (выписки из приказов) на исполнение.
6.3.2. Копии протоколов (выписки из протоколов) заседаний Собрания учредителей Организации на исполнение.
6.4. Секретариат получает от структурных подразделений Организации:
6.4.1. Проекты служебных писем.
6.4.2. Проекты приказов и распоряжений.
6.4.3. Информационные и справочные материалы.
6.5. Секретариат направляет в другие организации деловые письма, информационные материалы.
6.6. Секретариат получает от других организаций деловые письма, информационные материалы.
7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЕКРЕТАРИАТА
7.1. Работники секретариата несут ответственность:
7.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение функций, возложенных на них должностными инструкциями;
7.1.2. Неисполнение или нарушение требований и норм действующего законодательства при подготовке и оформлении документов;
7.1.3. Достоверность отчетных данных, сведений и других материалов, подготавливаемых в секретариате и представляемых Руководству Организации и/или руководству структурных подразделений Организации;
7.1.4. Утрату и порчу дел и документов;
7.1.5. Несоблюдение условий хранения дел и документов;
7.1.6. Утрату и порчу печатей и штампов.
7.2. Начальник секретариата несет ответственность:
7.2.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него функций и обязанностей;
7.2.2. Рациональную расстановку работников секретариата и организацию их труда;
7.2.3. Организацию повышения деловой квалификации работников секретариата;
7.2.4. Состояние трудовой дисциплины в секретариате;
7.2.5. Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда и техники безопасности работниками секретариата.
Типовой шаблон положения о структурном подразделении
Требования к содержанию положений могут быть определены внутренними документами организации (например, стандартом предприятия). Если таких документов в компании нет, то при разработке положения можно использовать типовой шаблон положения о структурном подразделении (см. Таблицу 1).
В любом случае при разработке положения необходимо исходить из того, что в нем должны быть указаны:
Место в структуре организации (самостоятельное подразделение или входит в состав департамента, управления и т.д.),
- какими документами в своей деятельности руководствуется (федеральными законами, Уставом, другими документами предприятия),
- структура подразделения,
- непосредственный руководитель подразделения,
- основные задачи подразделения,
- функции, права, ответственность подразделения.
Положение визируется руководителем подразделения и утверждается руководителем организации.
Пример 1
Рассмотрим этапы разработки положения о структурном подразделении на примере разработки положения о кадровой службе (см. Пример 2).
Положение о кадровой службе регламентирует порядок построения и функционирования системы кадрового менеджмента компании. Положение о кадровой службе устанавливает:
Статус кадровой службы в иерархической структуре компании;
- цели и задачи кадровой службы;
- функции кадровой службы компании;
- взаимоотношения кадровой службы с другими подразделениями компании;
- права и ответственность сотрудников кадровой службы.
1. В первую очередь необходимо изучить типовые и примерные положения, а также ранее действовавшие организационно-правовые документы. Особенно полезно изучить типовые образцы тем специалистам, которые работают во вновь созданных фирмах, в которых нет ранее действовавших документов и опираться в работе не на что. 2. Следует также изучить организационную и распорядительную документацию компании: учредительные документы, штатное расписание и др. Цель данного этапа заключается в определении места кадровой службы в компании, зон ответственности и полномочий. 3. Составление проекта Положения, определение его структуры и содержания разделов (см. Таблицу 2). Таблица 1
4. Обсуждение с руководством компании проекта Положения.
Цель данного этапа заключается в выяснении мнения руководства по поводу разрабатываемого документа, его назначения и принципиальных положений. Важнейшее условие развития кадровой службы компании - позиция высшего руководства, так как невозможно рассчитывать на успех, если высшее руководство не относит проблему управления людьми к числу ключевых приоритетов работы компании . К обсуждению нужно привлечь и руководителей ведущих структурных подразделений.
Часто в компаниях возникает ситуация непонимания менеджерами среднего звена круга задач и функций кадровой службы, так как они видят в ней лишь подразделение, основная задача которого - ведение кадрового делопроизводства. Поэтому их участие в обсуждении содержания Положения о кадровой службе поможет изменить сложившиеся стереотипы и представления.
5. Согласование и подписание документа.
Положение должно содержать визы согласования руководителей структурных подразделений, принимавших участие в обсуждении документа на стадии его разработки. Положение подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель компании. Сотрудники кадровой службы должны быть ознакомлены с Положением под расписку.
