Использование шаблонов коммерческих предложений и договоров

Руководство компаний нередко прибегают к услуге аренда 1С. В этом случае база программы располагается в облачном хранилище. Тем не менее, работа с данными осуществляется аналогично коробочной версии. Предлагаем рассмотреть, каким образом происходит заполнение документа "Реализация товаров и услуг" на отгрузку оплаченного товара в облачной 1С Бухгалтерия 8.3. И также разберем, какие формируются проводки. Все отгрузочные документы хранятся в журнале «Реализации (акты, накладные)» на вкладке меню программы «Продажи». Для создания нового документа нажимаем клавишу «Реализация» и в выпадающем списке выбираем пункт «Товары, услуги, комиссия»:

Открывается форма для заполнения. Здесь обязательными являются поля:

Организация;

Контрагент;

Сразу нужно уточнить, что если учет в 1С в облаке ведется по одной организации и по одному складу, то данные параметры устанавливать не нужно, они или отобразятся автоматически, или будут скрыты. Контрагента необходимо выбрать из справочника, путем нажатия на маленькую стрелочку в конце поля. Поле «Тип цен» отражает, по какой цене будет производиться отгрузка. Иногда этот параметр не отображается в форме документа, значит, в договоре по выбранному контрагенту существует подвязка определенной ценовой категории. Если тип цены не прикреплен к договору, то указывается вручную прямо в документе.

Переходим к заполнению табличной части. Первая вкладка «Товары». Заполнить можно через кнопку «Добавить» путем выбора каждого товара индивидуально. Это не очень удобно и замедляет процесс, если номенклатурных единиц много. Более простой и быстрый способ заполнения через клавишу «Подбор»:

Открывается окно «Подбор номенклатуры в (Товары)». Подбор необходимого товара происходит по наименованию или артикулу, также имеется возможность отображения номенклатуры «Только остатками». Товар выбирается двойным кликом мыши на нужную позицию. После этого открывается окно с запросом количества и цены (если не выбран тип цен). Весь отобранный товар отражается в нижнем поле. Когда все необходимые номенклатурные единицы отобраны, нужно нажать клавишу «Перенести в документ». Происходит заполнение табличной части товаром:

Если необходимо отразить услугу доставки в документе, то для этого переходим на вкладку «Услуги». Аналогичным образом, через клавишу «Подбор», выбираем услугу из списка, проставляем стоимость и количество. Нажимаем «Перенести в документ». Организации, которые оказывают услуги, допустим, телефонии, зачастую пользуются документом «Оказание услуг», который предполагает ввод сразу нескольких контрагентов. Это очень удобно. Итак, все заполнено, осталось нажать «Провести и закрыть». После проведения документа формируются проводки:

Дт 90.02.1 - Кт 41 (43) – себестоимость товаров;

Дт 62.02 - Кт 62.01 – зачтен аванс;

Дт 62.01 - Кт 90.01.1 – выручка;

Дт 90.03 - Кт 68.02 – НДС.

1С в облаке имеет возможность редактирования каждой проводки вручную. Для этого нужно установить галочку в поле «Ручная корректировка». Это действие не рекомендуется производить. Иногда возникают ситуации, что проводки создаются неверно из-за неправильно настроенных счетов учета. Откорректировать счета учета и способ зачисления авансового платежа можно по ссылке «Расчеты» в шапке документа. Также в документе, в строке на каждый товар, отражается номер счета расчетов. Здесь тоже необходимо внести изменения, чтобы происходило правильное формирование проводок:

Очень важно изначально произвести правильную настройку счетов расчета, чтобы избежать ошибок в бухгалтерском учете. Данную настройку можно сделать в справочниках «Контрагенты» и «Номенклатура».

Внешняя печатная форма коммерческого предложения для типовых конфигураций 1С: Управление торговлей (ред. 10.3), Комплексная автоматизация, Управление производственным предприятием. Печатная форма содержит механизм, позволяющий изменять вид коммерческого предложения (форматировать и изменять текст, вставлять логотип, контактную информацию), не открывая конфигуратор.

Таким образом, коммерческое предложение может принять такой вид:

или, к примеру, такой:

Внешняя печатная форма может быть подключена, как обычным способом (через механизм добавления дополнительных печатных форм), так и через обработки " " и " ". В случае подключения через обработки АЛАНН:

в коммерческое предложение возможно вставить печать организации и подпись менеджера (для каждого менеджера своя подпись);
возможно отправлять коммерческое предложение прямо из 1С, как в формате XLS, так и в формате PDF;
возможно изменить вид коммерческого предложения (форматировать и изменять текст, вставлять логотип, контактную информацию).

Для открытия формы параметров коммерческого предложения (в которой редактируется его внешний вид) необходимо нажать на кнопку "Параметры печатной формы":

Печатная форма счёта на оплату с печатью и подписью . Внешняя печатная форма "Счет на оплату с печатью и подписью" предназначена для типовых конфигураций 1С 8.2 и 8.3: Управление торговлей (релиз 11) - скачать внешнюю печатную форму счета для 1С: УТ 11 Управление небольшой фирмой - скачать внешнюю печатную форму счета для 1С: УНФ Бухгалтерия предприятия (релиз 3.0) - скачать печатную форму счё... [

Часто возникает необходимость быстрого создания высылаемого коммерческого предложения или договора на основании подготовленных шаблонов в формате MS Word и на основе данных хранящихся в 1С:CRM. Это может быть договор, коммерческое предложение и прочие документы имеющие сложное форматирование, которое можно легко сделать в программе MS Word. Для реализации данного действия в решении 1С:CRM используются макеты печатных форм, созданные из шаблонов MS Word. В дистрибутив 1С:CRM уже входит 2 печатные формы для документа «Коммерческое предложение» (Шаблон Коммерческого Предложения.doc и Шаблон Договора Из Коммерчес кого Предложения.doc). Остановимся подробнее на подготовке шаблона коммерческого предложения.

В шаблоне коммерческого предложения MS Word используются так называемые «теги», которые создаются в справочнике «Шаблоны автотекста». Тегом называется название переменной заключенная в специальные символы. При формировании печатной формы программа выполняет поиск по всем таким переменным и подставляет вместо них данные, которые соотвсетвуют переменной. таким образом формируется текст в который подставляютя данные, выбранные ранее в документе. В 1С:CRM уже имеются теги, поставляемые в решении по умолчанию. В тоже время есть возможность изменить или добавить собсвтенные теги для дальнейшего их использования при формровании печтаных форм. Перейдем в раздел «Настройки» - «НСИ» - «Шаблоны автотекста» и для создания тега зайдем в группу «Теги шаблона Microsoft Word документа „Коммерческое предложение“» и нажмем кнопку «Создать».

В открывшейся форме необходимо указать следующие данные:

Наименование : указываем внутреннее наименование создаваемого тега.
Группа : поле заполняется автоматически.
Автотекст : название переменной, которую необходиом будет указывать в тексте.
Назначение : выбираем из предложенного списка в зависимости от объекта, где планируется использовать создаваемый тег.
Объект : выбираем документ для которого будет использоваться тег. Иемнно из этого документа и формируются даннеы для подставления в переменную.
Действие : указывается код на встроенном языке «1С:Предприятие». Код необходимо указывать из расчета, что он будет выполняться в модуле указанного в поле «Объект» документа.

Примечание: Для корректного заполнения данных по переменной в поле Действие необходимо иметь компетенции по программированию в среде «1С:Предприятие 8». Для отладки написанного кода в карточке тега расположена группа «Проверка выполнения действия».

После того как все нужные теги будут созданы нужно открыть шаблон печатной формы, который был в составе дистрибутива и отредактировать его под себя. Поставляемые шаблоны находятся в папке установки релиза решения. Например, путь может быть таким «...tmplts\Rarus\CRM\3_0_2_2\ШаблоныПечати», где «...tmplts» - это путь по котором ранее был установлен дитсрибутив релиз «1С:CRM 3.0.2.2».

Внимание! Рекомендуется редактировать именно готовый шаблон, а не создавать новый файл. Это связано с тем, что в шаблоне также имеется готовая структура документа в которую помещаются теги. При копировании только части этой структуры теги могут не отрабатывать.

Пример редактирования шаблона :

Добавим поставлеямом шаблоне картинку в правом верхнем углу вместо названия организации. А внизу после Ответственного и перед телефоном организации вставим название организации.

Сохраняем и закрываем. Теперь необходимо добавить эту печатную форму к документу «Коммерческое предложение». Для этого переходим в раздел «Настройки» - «Администрирование» - «Печатные формы, отчеты и обработки» и выбираем пункт «Макеты печатных форм».

В списке для создания макета печатной формы нажимаем кнопку «Добавить». В открывшейся форме в полях:

Владелец макета: выбираем из предложенного списка значение «Документ.Коммерческое предложение».
Путь к файлу: выбираем шаблон печатной формы, который ранее отредактировали.
Макет печатной формы: название подставится автоматически. Для наибольшего удобства в конце названия можно проставить обозначения, например «_ТД», чтобы знать, что это шаблон для данной организации.

И нажать кнопку «Ок». Теперь для проверки необходимо открыть документ «Коммерческое предложение". Для этого перейдем в раздел «Клиенты» - «Документы» - «Коммерческие предложения» и откроем нужный.